Valgreglerne regulerer ikke, hvornår der skal indkaldes suppleanter. Det er i stedet i organets forretningsorden, svaret på dette skal findes. Hvis organet ikke har sin egen forretningsorden, tager man udgangspunkt i Aalborg Universitets standardforretningsorden for kollegiale organer, der administreres af Rektorsekretariatet. Som udgangspunkt vil der iht. standardforretningsordenen alene skulle indkaldes en suppleant, såfremt et medlem er inhabil, mister sin valgbarhed eller har forfald i længere tid.

Gå til Aalborg Universitets standardforretningsorden for kollegiale organer

Hvis der ved et givent valg har været et antal kandidater, der ikke er blevet valgt, er de at betragte som suppleanter i tilfælde af vakancer. Suppleantrækkefølgen vil om muligt fremgå af valgresultaterne, men hvis dette ikke er tilfældet, vil Valgsekretariatet kunne være behjælpelig med oplysning om rækkefølgen.

Er der ikke nogen suppleant tilgængelig, skal der findes en suppleant igennem en udpegningsproces (se Step by Step Guide nedenfor).

Kun i tilfælde, hvor der ikke kan foretages supplering ved udtagning eller indstilling, udskrives suppleringsvalg. Vedrører vakancen  valggruppe 1 eller 2’s bestyrelsesmedlemmer, udskrives altid suppleringsvalg.